Le lancement
La mise en place de votre EcoTeam passe par l’organisation d’une activité de lancement.
Pourquoi ?
La réunion de lancement a pour objectifs de :
- permettre au référent interne et à l’accompagnateur externe éventuel de faire connaissance avec les membres ;
- clarifier les motivations de chacun à participer à l’EcoTeam ;
- identifier les problématiques propres à la situation de l’institution, sur base de l’analyse des résultats du diagnostic (scan comportemental) et des motivations exprimées par les membres ;
- créer un sentiment d’appartenance : faire prendre conscience aux membres qu’ils font désormais partie d’une équipe.
En pratique
Après un rappel des objectifs de l’EcoTeam et de son fonctionnement, le référent interne (ou l’accompagnateur externe) invite les participants à se présenter et à verbaliser leurs motivations, attentes et craintes vis-à-vis du projet.
Le travail concret de l’EcoTeam commence par une présentation des résultats du diagnostic (scan comportemental par exemple).
Les résultats de l’enquête ainsi que les différents commentaires exprimés par les répondants (via les questions ouvertes) vont permettre à l’équipe de sélectionner les thématiques qui seront prioritairement traitées lors des réunions suivantes. Les thématiques habituellement abordées en priorité sont : les consommations d’énergie, d’eau, de papier, la gestion des déchets, la mobilité, les achats de fournitures…
Cependant, suivant le contexte et les spécificités de l’institution, d’autres thématiques pourraient également être prises en considération (ex. : la biodiversité, l’alimentation, le zéro déchet, etc.).
Le référent EcoTeam invite ensuite plusieurs volontaires à constituer un groupe de « préparateurs ». Comme leur nom l’indique, ceux-ci auront pour mission de préparer la réunion suivante en collectant les données utiles, propres à l’institution, et qui concernent la thématique qui sera abordée en premier lieu.
Il appartient au référent de l’EcoTeam de fournir aux préparateurs la liste des données à réunir. Cette information peut être reprise dans un carnet de bord qui répertorie les indicateurs pertinents en lien avec chaque thématique de travail.
Enfin, les membres de l’EcoTeam vont déjà, et en priorité, traiter la question de la communication. Ils vont ainsi choisir un logo et, éventuellement un slogan, qui permettront aux collègues non impliqués d’identifier l’action portée par le groupe. La collaboration du Service Communication sera sollicitée si celui-ci n’est pas déjà représenté autour de la table.
La réunion de lancement se termine en fixant un calendrier de travail (fréquences des rencontres et dates pour la prochaine réunion).
Retour d'expérience
Lorsqu’on lance une EcoTeam, au début, on est toujours très motivé et on veut faire plein de choses. Si on ne veut pas trop vite se décourager ou s’essouffler, il vaut pourtant mieux avancer petit à petit et garder sa trajectoire. Il faut être conscient qu’il y aura des hauts et des bas, des moments avec beaucoup d’actions et puis moins. Il faut savoir surfer sur la vague.